De AVG schrijft voor dat Reddingsbrigade Houten moet vastleggen hoe zij persoonsgegevens verwerkt. Dit beleid is te vinden op deze pagina. Dit beleid dient tevens als verwerkingsregister omdat de verwerking van persoonsgegevens door Reddingsbrigade Houten niet-incidenteel is.
Inhoud van deze pagina:
- 2. Wie zijn betrokkenen?
- 3. Welke persoonsgegevens worden verzameld?
- 4. Opslag en beveiliging van gegevens
- 5. Verstrekking aan derde partijen
- 6. Rechtvaardiging verwerking
- 7. Rechten betrokkenen
- 8. Datalek
- 9. Klachten
- 10. Vragen
2. Wie zijn betrokkenen?
Betrokkenen zijn personen waarvan persoonsgegevens worden verwerkt door Reddingsbrigade Houten. Deze personen zijn:
- Leden van Reddingsbrigade Houten
- Ouders/verzorgers van leden van Reddingsbrigade Houten
- Personen die mogelijk lid willen worden van Reddingsbrigade Houten
- Andere personen die deelnemen aan activiteiten georganiseerd door Reddingsbrigade Houten
3. Welke persoonsgegevens worden verzameld?
Reddingsbrigade Houten verzamelt verschillende persoonsgegevens voor verschillende doelen. Deze gegevens en doelen worden hieronder vermeld.
3.1 Communicatieve gegevens
Deze gegevens worden opgeslagen om contact op te nemen met betrokkenen. Dit wordt gedaan op basis van de grondslag “Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst”. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:
- Naam lid (voor- en achternaam)
- Adres (straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats)
- E-mailadres
- Telefoonnummer om contact op te kunnen nemen in geval van nood
- Mobiel telefoonnummer om contact op te kunnen nemen in geval van nood
3.2 Administratieve gegevens
Deze gegevens worden opgeslagen om leden deel te laten nemen aan activiteiten, zoals de lessen en wedstrijden. Dit wordt gedaan op basis van de grondslag “Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst”. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:
- Naam lid (voor- en achternaam)
- Relatienummer ieder lid van een reddingsbrigade heeft een persoonlijk relatienummer binnen Sportlink
- Geslacht
- Geboortedatum op basis hiervan wordt bepaald of een lid aan de exameneisen voldoet en in welke groep een nieuw lid geplaatst wordt.
- Geboorteplaats deze wordt vermeld op behaalde diploma’s
- Gezondheidsverklaring van Reddingsbrigade Nederland is een vereiste om deel te nemen aan examens. Deze verklaring bevat geen gezondheidsgegevens.
3.3 Bijzondere persoonsgegevens
Deze gegevens worden verzameld om te weten of een lid deel kan nemen aan opleidingen en examens. Bijzondere persoonsgegevens mogen niet worden verzameld, tenzij er uitdrukkelijk toestemming is gegeven. Deze gegevens worden dan ook verzameld op basis van de grondslag “toestemming”. Het gaat om de volgende gegevens:
- Gezondheidsgegevens om opleidingen en activiteiten te kunnen aanpassen naar de gezondheid van leden. (Om deel te nemen aan examens is het inleveren van een gezondheidsverklaring verplicht. Op deze gezondheidsverklaring wordt echter niet om gezondheidsgegevens gevraagd).
- Dislectieverklaring bij kandidaten voor diploma Life Saver 1 in verband met het theoriedeel van het examen wat schriftelijk moet worden beantwoord.
3.4 Beeldmateriaal
Bij beeldmateriaal is er niet per definitie sprake van een persoonsgegeven. Wanneer echter personen zonder onevenredige inspanning geïdentificeerd kunnen worden is er wel sprake van een persoonsgegeven.
Bij beeldmateriaal zijn meerdere grondslagen van toepassing. Bij beeldmateriaal voor administratie is dit de grondslag “noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst”, bij de andere doelen “toestemming” of “noodzakelijk voor het gerechtvaardigd belang”. Reddingsbrigade Houten streeft ernaar altijd toestemming te hebben van betrokkenen die zichtbaar zijn op beeldmateriaal.
Beeldmateriaal wordt verzameld voor verschillende doelen, namelijk:
3.4.1 Promotie
Promotie van Reddingsbrigade Houten via verschillende kanalen: Social media, de website van Reddingsbrigade Houten, de nieuwsbrief, flyers, lokale media (zoals ’t Groentje, Omroep Houten en RTV Utrecht) en in presentaties over Reddingsbrigade Houten.
3.4.2 Delen met leden
Bij veel activiteiten wordt beeldmateriaal gemaakt. Via het interne gedeelte van de website wordt dit gedeeld met leden van Reddingsbrigade Houten.
3.4.3 Opleiding
Er kan beeldmateriaal gemaakt worden ten behoeve van de opleiding van leden.
3.4.4 Administratie
Van ieder aan de zwemlessen deelnemend lid wordt een foto opgeslagen waarop het lid goed herkenbaar is. Deze foto wordt opgenomen in de lesmappen, zodat instructeurs weten wie welk lid is.
3.4.5 Beeldmateriaal bij externe activiteiten
Reddingsbrigade Houten neemt deel aan activiteiten met andere partijen. Dat is bijvoorbeeld zo bij wedstrijden, bewakingen en oefeningen met andere reddingsbrigades. Bij deze activiteiten kunnen andere partijen beeldmateriaal maken waar leden van Reddingsbrigade Houten herkenbaar op zijn.
Reddingsbrigade Houten streeft ernaar te voorkomen dat leden die geen toestemming hebben gegeven om op beeldmateriaal te staan op beeldmateriaal staan wat door derden is gemaakt en gepubliceerd. Echter kan Reddingsbrigade Houten dit niet voorkomen, en is Reddingsbrigade Houten niet verantwoordelijk voor beeldmateriaal, gemaakt door derden.
4. Opslag en beveiliging van gegevens
4.1 Opslag en toegang
4.1.1 Communicatieve, administratieve en bijzondere persoonsgegevens
Deze gegevens worden opgeslagen in sportlink en dropbox. Enkel de secretaris en penningmeester hebben toegang tot sportlink. Een kopie van de gegevens is opgeslagen in dropbox. Het deel waarin deze gegevens staan is enkel toegankelijk voor de secretaris en penningmeester en is beveiligd met tweestapsverificatie. Zowel sportlink als dropbox is https beveiligd.
4.1.2 Beeldmateriaal
Beeldmateriaal wordt verzameld en opgeslagen door de werkgroep PR van Reddingsbrigade Houten. Deze commissie kan beeldmateriaal delen met leden wanneer nodig, en houdt daarin rekening met welk beeldmateriaal gepubliceerd mag worden.
Een deel van het beeldmateriaal wordt via het interne deel van de website van Reddingsbrigade Houten toegankelijk gemaakt voor leden. Om toegang tot dit interne deel te hebben is een wachtwoord vereist. De website is https beveiligd.
4.1.3 Formulieren toestemming verwerken persoonsgegevens
Deze gegevens worden opgeslagen in dropbox. Naast de secretaris en penningmeester heeft de werkgroep PR toegang tot deze formulieren
Dewerkgroep PR is de partij binnen Reddingsbrigade Houten die voornamelijk beeldmateriaal publiceert. Omdat het voor een groot deel gaat om publicatie op social media is het van belang dat deze werkgroep snel weet of een foto geplaatst mag worden of niet. Uit het verleden is gebleken dat het omslachtig werkt wanneer dit per situatie met de secretaris overlegd moet worden. Hierom heeft deze werkgroep toegang tot deze documenten.
4.2 Bewaartermijn
4.2.1 Communicatieve en administratieve gegevens
Deze gegevens worden opgeslagen voor de duur van het lidmaatschap van een betrokkene. Wanneer het lidmaatschap van een lid wordt beëindigd worden deze persoonsgegevens vernietigd.
In geval van achterstallige betalingen worden de persoonsgegevens vernietigd wanneer aan deze betalingen is voldaan.
4.2.2 Bijzondere persoonsgegevens
Deze gegevens worden opgeslagen voor de duur van het lidmaatschap van een betrokkene. Wanneer het lidmaatschap van een lid wordt beëindigd worden deze persoonsgegevens vernietigd.
Verklaringen die maar een beperkte tijd geldig zijn worden vernietigd wanneer de verklaring niet meer geldig is.
4.2.3 Beeldmateriaal
Beeldmateriaal wordt bewaard tot maximaal vier jaar na het jaar waarin het beeldmateriaal gemaakt is.
4.2.4 Formulieren toestemming
Deze formulieren worden bewaard voor de periode waarin persoonsgegevens van een lid kunnen worden verwerkt. Dit komt overeen met de bewaartermijn voor beeldmateriaal van maximaal vier jaar na het jaar waarin een lid zijn lidmaatschap opzegt, tenzij er dan nog sprake is van achterstallige betalingen.
5. Verstrekking aan derde partijen
Reddingsbrigade Houten verstrekt enkel persoonsgegevens aan derden waarmee we een overeenkomst hebben afgesloten. Ook in het geval van een wettelijke verplichting zullen wij persoonsgegevens aan derden verstrekken.
Derde partijen waarmee wij een overeenkomst hebben zijn:
Reddingsbrigade Nederland
Hierbij is Reddingsbrigade Houten aangesloten. Via Reddingsbrigade Nederland worden de opleidingen geregeld, en diploma’s verstrekt.
Sportlink
In Sportlink worden de gegevens van leden opgeslagen. Hierin is ook zichtbaar welke diploma’s een lid heeft behaald. Via Sportlink ontvangen leden facturen voor hun lidmaatschap.
6. Rechtvaardiging verwerking
Persoonsgegevens mogen alleen verwerkt worden wanneer ze voldoen aan een van de zes in de AVG genoemde rechtsgrondslagen. Er zijn drie grondslagen waarop Reddingbrigade Houten zich baseert. Deze worden hieronder beschreven.
6.1 Toestemming
Van toepassing op beeldmateriaal en bijzondere persoonsgegevens
6.1.1 Inhoud grondslag
Deze grondslag komt erop neer dat een betrokkene toestemming geeft tot het verwerken van zijn persoonsgegevens, voor een of meer specifieke doelen. In het geval van betrokkenen jonger dan 16 jaar is schriftelijke toestemming van de ouders vereist.
Hierbij gelden bepaalde voorwaarden:
- De toestemming moet vrij gegeven zijn, ongeacht consequenties.
- De toestemming moet specifiek zijn, de betrokkene moet goed geïnformeerd zijn.
- De toestemming moet ondubbelzinnig zijn. Hierom moeten betrokkenen zelf aangeven of zij wel of geen toestemming geven, er wordt niets van tevoren ingevuld.
- Reddingsbrigade Houten moet kunnen aantonen dat er toestemming is verkregen.
- Het formulier waarmee toestemming wordt gegeven moet in begrijpelijke taal zijn opgesteld en duidelijk zijn.
- De betrokkene mag te allen tijde zijn toestemming intrekken. Vanaf dat moment mogen er geen persoonsgegevens van deze persoon meer verwerkt worden. De betrokkene moet van deze mogelijkheid op de hoogte gesteld worden. De mogelijkheid tot intrekken van de toestemming moet net zo makkelijk zijn als het geven van de toestemming. Dit kan worden gedaan door een e-mail te sturen naar info@reddingsbrigadehouten.nl.
6.1.2 Toestemming verkrijgen
Toestemming voor de verwerking van gegevens wordt als volgt verkregen:
- Beeldmateriaal: Hiervoor wordt leden bij het begin van hun lidmaatschap en als een lid 16 wordt (wanneer het lid nog geen 16 was bij het begin van het lidmaatschap) om toestemming gevraagd via een formulier.
- Bijzondere persoonsgegevens: deze wordt niet algemeen gevraagd, maar enkel op momenten dat de verwerking van bijzondere persoonsgegevens nodig is.
6.2 Noodzakelijk voor uitvoeren van een overeenkomst
Van toepassing op communicatieve en administratieve persoonsgegevens
Deze grondslag komt erop neer dat bepaalde persoonsgegevens verwerkt mogen worden, omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst. Zo heeft Reddingsbrigade Houten contactgegevens nodig om contact op te nemen met leden, en administratieve gegevens om hen deel te laten nemen aan opleidingen.
6.3 Noodzakelijk voor gerechtvaardigd belang
Van toepassing op beeldmateriaal in specifieke situaties
Deze grondslag komt erop neer dat Reddingsbrigade Houten in enkele gevallen beeldmateriaal kan publiceren, terwijl op dat beeldmateriaal personen zichtbaar zijn die hiervoor geen toestemming hebben gegeven. Hierbij moet er door Reddingsbrigade Houten een goede afweging gemaakt moeten zijn met het oog op rechten, vrijheden en belangen van de betrokkene. Zo zal Reddingsbrigade Houten ernaar kijken hoe deze betrokkenen in beeld zijn, bijvoorbeeld of deze persoon in zwemkleding zichtbaar is of direct geïnterviewd wordt.
De wettelijke omschrijving van deze grondslag luidt als volgt: “de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.” (Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie, 2016, overweging 47 en artikel 6.1.f).
Voorbeeld
Een voorbeeld waarin dit zou kunnen optreden is wanneer bij de productie van een video ter promotie van Reddingsbrigade Houten ook een lid aanwezig is die geen toestemming heeft gegeven om op beeldmateriaal te staan, maar die wel herkenbaar in beeld komt.
7. Rechten betrokkenen
Betrokkenen hebben verschillende rechten. Deze worden hieronder opgenoemd.
7.1 Overzicht rechten
7.1.1 Recht op informatie over de verwerkingen
Betrokkenen hebben het recht te weten wat er met hun persoonsgegevens gebeurt en waarom. Reddingsbrigade Houten moet hen daarover informeren.
7.1.2 Recht op inzage van gegevens
Betrokkenen hebben het recht om verzamelde persoonsgegevens in te zien.
7.1.3 Recht op correctie van de gegevens als deze niet kloppen
Als gegevens niet kloppen heeft de betrokkene het recht Reddingsbrigade Houten erop te wijzen dat de gegevens gewijzigd moeten worden.
7.1.4 Recht op verwijdering van de gegevens en het recht om vergeten te worden
Betrokkenen hebben in bepaalde gevallen het recht hun gegevens te laten verwijderen.
Hierbij hoeft Reddingsbrigade Houten geen gegevens te verwijderen die geplaatst zijn voor het intrekken van de toestemming. Dit betekent niet dat Reddingsbrigade Houten deze gegevens dan ook niet zal verwijderen, dat is afhankelijk van hoe en waar de gegevens eerder gepubliceerd zijn.
7.1.5 Recht op beperken van gegevensverwerking
Betrokkenen hebben het recht om de gegevensverwerking, oftewel het publiceren van beeldmateriaal waarop zij staan, tijdelijk stop te zetten.
7.1.6 Recht op verzet
Betrokkenen kunnen verzet uitspreken tegen verwerkingen op basis van de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’.
7.1.7 Recht op overdracht van gegevens
Betrokkenen hebben het recht in te zien welke gegevens over hen verzameld zijn.
7.1.8 Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming
Er wordt door Reddingsbrigade Houten geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming.
7.2 Beroep doen op rechten
Wanneer leden een beroep willen doen op een van deze rechten, kunnen zij contact opnemen met de secretaris via info@reddingsbrigadehouten.nl. Reddingsbrigade Houten is verplicht binnen een maand te reageren, ook wanneer geen gehoor wordt gegeven aan een verzoek.
8. Datalek
In geval van een datalek is Reddingsbrigade Houten verplicht dit te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur) en betrokkenen. Hierin wordt vermeld:
- De aard en omvang van het datalek
- De categorie van en het aantal betrokkenen (alleen bij AP)
- Contactgegevens van een persoon waarbij meer informatie gekregen kan worden
- Waarschijnlijke gevolgen van het datalek
- Voorgestelde of genomen maatregelen
9. Klachten
Wanneer u een klacht heeft, dan kunt u die altijd bij Reddingsbrigade Houten indienen via info@reddingsbrigadehouten.nl. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthoudende autoriteit wat betreft de bescherming van persoonsgegevens.
10. Vragen
Wanneer u vragen heeft kunt u terecht bij de secretaris van Reddingsbrigade Houten. Deze is te bereiken via info@reddingsbrigadehouten.nl.